Beroep receptionist

  • Shutterstock.com
    receptionist

De receptionisten zijn verantwoordelijk voor de ontvangstruimte van een bedrijf. Ze beantwoorden de telefoon, begroeten gasten, geven informatie door, beantwoorden vragen en instrueren bezoekers. Zij zijn het eerste aanspreekpunt voor klanten.

Via de uitgebreide beroepskeuzetest kun je zien welke beroepen bij jouw persoonlijkheidsprofiel passen.

Persoonlijkheidstypen

  • Conventioneel / Ondernemend

Taken receptionist

  • Begroet bezoekers, bepaalt de aard en het doel van het bezoek, en stuurt hen door naar de juiste personen of bestemmingen.
  • Legt gegegevens vast van de bezoekers en geeft indien nodig bezoekerspassen uit.
  • Beantwoordt de telefoon, screent en verbindt door en neemt berichten aan.
  • Handelt informatieverzoeken af, bijvoorbeeld door eenvoudige informatie of een brochure te geven over de vestiging en legt gegevens vast over het informatieverzoek.
  • Hoort klachten aan en behandelt deze, bijvoorbeeld van klanten.
  • Maakt reserveringen, plant afspraken en onderhoudt afsprakenkalenders.
  • Ontvangt betalingen en registreert ontvangstbewijzen.
  • Onderhoudt de receptieomgeving, verzorgt drankjes en zorgt ervoor dat de procedures omtrent veiligheid en beveiliging van de werknemers te allen tijden worden gevolgd.
  • Voert administratieve taken uit, zoals proeflezen, tekstverwerking, postbehandeling, bankzaken, registreren en onderhouden van betalingsgegevens, facturen, financiële overzichten en andere documenten.
  • Communiceert met andere personen in de vestiging, bijvoorbeeld voor het uitwisselen van relevante informatie.

Gerelateerde beroepen receptie, telefoon

  • Medewerker telefooncentrale
  • Telefonist

Kennis

  • Klantendiensten
  • Ondernemingsbeleid

Vaardigheden

  • Telefonisch communiceren
  • Afspraken beheren
  • Gasten begroeten
  • Ontvangstruimte onderhouden
  • Mondelinge instructies overbrengen
  • Interne mededelingen verspreiden
  • Berichten aan mensen doorgeven
  • Logboeken bijhouden
  • Communiceren met klanten
  • Beleidslijnen van de organisatie naleven
  • Microsoft Office gebruiken

Optionele kennis en vaardigheden

boekingen verwerken verkoopfacturen opstellen persoonlijke administratie bijhouden faciliteiten voor kantoorpersoneel organiseren gegevens verwerken kleine betalingen afhandelen badges toewijzen post afhandelen verschillende communicatiekanalen gebruiken kantoorsystemen gebruiken betalingen verwerken documentatie ontwikkelen conform wettelijke vereisten klachten van klanten afhandelen kantooradministratie post bezorgen documenten archiveren correspondentiedossiers bewaren boekhoudkundige technieken antwoord geven op vragen van klanten