Beroep office manager

Office managers houden toezicht op het administratieve werk dat personeel in verschillende soorten organisaties of verenigingen moeten verrichten. Zij voeren micromanagement uit en houden nauwlettend toezicht op administratieve processen zoals het controleren van correspondentie, het ontwerpen van archiveringssystemen, het beoordelen en goedkeuren van leveringsaanvragen, het toewijzen en controleren van administratieve functies. Zij rapporteren aan managers binnen dezelfde afdeling of aan algemeen directeuren in bedrijven, afhankelijk van hun grootte.

Persoonlijkheidstypen

• Ondernemend / Conventioneel

Taken office manager

• Leidinggeven aan en coördineren van de werkzaamheden van een secretariaat.
• Het bijhouden van voorraden en er zorg voor dragen dat alle benodigdheden voorhanden zijn.
• Het beheren van de budgetten voor de desbetreffende afdeling.
• Het opstellen, implementeren en beheren van procedures en processen.
• Het toewijzen van werkzaamheden en toezien op de kwaliteit van het werk.
• Verantwoording afleggen en rapporteren aan directie.
• Het uitvoeren van (complexe) ondersteunende werkzaamheden.
• Het verrichten van administratieve handelingen met betrekking tot personele zaken.
• Fungeren als aanspreekpunt voor facilitaire beheer, automatisering en huisvesting.

Gerelateerde beroepen secretariaat

• Bestuurssecretaresse
• Directiesecretaris
• Juridisch secretaresse
• Medische secretaresse of receptioniste
• Notulist
• Project-secretaresse
• Secretaresse
• Secretaresse - PA
• Secretaresse, anders
• Team- of afdelingssecretaresse

Kennis

• Kantoorsoftware

  De kenmerken en werking van softwareprogramma's voor kantoortaken zoals tekstverwerking, spreadsheets, presentatie, e-mail en database.

• Kostenbeheer

  Het proces van planning, toezicht en aanpassing van de uitgaven en inkomsten van een bedrijf om kostenefficiëntie en -capaciteit te bewerkstelligen.

Vaardigheden

• Behoefte aan kantoorapparatuur beheren

  Bekijken, analyseren en leveren van de apparaten die nodig zijn in kantoren en bedrijfsruimten voor een soepel verloop van de werkzaamheden. Voorbereiden van apparaten zoals communicatie-apparatuur, computers, faxen en fotokopieerapparaten.

• Kantoorsystemen gebruiken

  Passend en tijdig gebruik maken van de in bedrijfsfaciliteiten gebruikte kantoorsystemen, afhankelijk van het doel, of het nu voor het verzamelen van berichten, het opslaan van gegevens over cliënten of de planning van de agenda is. Dit omvat het beheer van systemen zoals klantenrelatiebeheer, vendor management, opslag en voicemail systemen.

• Behoefte aan kantoorartikelen beheren

  Voldoende benodigde kantoorartikelen bekijken, analyseren en verstrekken om de activiteiten soepel te laten verlopen.

• Administratieve taken uitvoeren

  Het uitvoeren van administratieve taken zoals het archiveren, het typen van rapporten en het onderhouden van postcorrespondentie.

• Leiding geven aan personeel

  Werknemers en ondergeschikten beheren, die in een team of individueel werken, om hun prestaties en bijdrage te maximaliseren. Hun werkzaamheden en activiteiten plannen, instructies geven, de werknemers motiveren en aansturen om de doelstellingen van de onderneming te bereiken. Monitoren en meten hoe een werknemer zijn verantwoordelijkheden nakomt en hoe goed deze activiteiten worden uitgevoerd. Gebieden voor verbetering identificeren en suggesties doen om dit te verwezenlijken. Leiding geven aan een groep mensen om hen te helpen doelstellingen te bereiken en een doeltreffende werkrelatie tussen het personeel behouden.

• Verschillende communicatiekanalen gebruiken

  Gebruik maken van verschillende soorten communicatiekanalen zoals verbale, handgeschreven, digitale en telefooncommunicatie, met als doel ideeën of informatie uit te werken en uit te wisselen.

• Werksfeer van continue verbetering creëren

  Werken met managementpraktijken zoals continue verbetering, preventief onderhoud. Aandacht besteden aan probleemoplossing en principes van teamwerk.

• Personeelscapaciteit analyseren

  Evalueren en identificeren van personeelstekorten in kwantiteit, vaardigheden, prestatie-inkomsten en overschotten.

• Corporate governance ten uitvoer brengen

  Een reeks principes en mechanismen toepassen waarmee een organisatie wordt geleid en bestuurd, informatieprocedures vaststellen, de informatiestroom en de besluitvorming controleren, rechten en verantwoordelijkheden verdelen over afdelingen en personen, bedrijfsdoelstellingen vaststellen en acties en resultaten monitoren en evalueren.

• Werkgerelateerde verslagen schrijven

  Opstellen van werkgerelateerde rapporten ter ondersteuning van een doeltreffend relatiebeheer en een hoog niveau van documentatie en administratie. De resultaten en conclusies op duidelijke en begrijpelijke wijze opstellen en presenteren, zodat ze begrijpelijk zijn voor een niet-deskundig publiek.

• Activiteiten delegeren

  Activiteiten en taken aan anderen delegeren op basis van de bekwaamheid, het niveau van voorbereiding, de competentie en de wettelijke beperkingen. Ervoor zorgen dat mensen begrijpen wat ze moeten doen en wanneer ze het moeten doen.

• Verbeteringen aanbrengen aan werkactiviteiten

  Aanbevelingen doen voor verbeteringen aan werkactiviteiten

• Administratieve systemen beheren

  Ervoor zorgen dat administratieve systemen, processen en databanken efficiënt en goed beheerd zijn, en voor een goede basis zorgen om samen te werken met de functionaris/het personeel/de beroepsbeoefenaar.

• Kantoorfaciliteitensystemen beheren

  Het beheer en de werking van de verschillende kantoorsystemen die nodig zijn voor de goede en dagelijkse werking van de kantoren, zoals interne communicatiesystemen, software van gemeenschappelijk gebruik binnen de onderneming en kantoornetwerken, behouden en onderhouden.

• Instructies aan medewerkers geven

  Instructies aan medewerkers geven door gebruik te maken van verschillende communicatietechnieken. De communicatiestijl aanpassen aan de doelgroep om instructies over te brengen zoals bedoeld.

Optionele kennis en vaardigheden

Loopbaanperspectief

Het beroep office manager behoort tot de beroepsgroep Directiesecretaresses. Uit onderzoek van Researchcentrum voor Onderwijs en Arbeidsmarkt (2020) is gebleken dat voor deze beroepsgroep de volgende loopbaanperspectieven gelden.

Source: Sisyphus ODB