Beroep office manager

Office managers houden toezicht op het administratieve werk dat personeel in verschillende soorten organisaties of verenigingen moeten verrichten. Zij voeren micromanagement uit en houden nauwlettend toezicht op administratieve processen zoals het controleren van correspondentie, het ontwerpen van archiveringssystemen, het beoordelen en goedkeuren van leveringsaanvragen, het toewijzen en controleren van administratieve functies. Zij rapporteren aan managers binnen dezelfde afdeling of aan algemeen directeuren in bedrijven, afhankelijk van hun grootte.

Via de uitgebreide beroepskeuzetest kun je zien welke beroepen bij jouw persoonlijkheidsprofiel passen.

Persoonlijkheidstypen

Taken office manager

  • Leidinggeven aan en coördineren van de werkzaamheden van een secretariaat.
  • Het bijhouden van voorraden en er zorg voor dragen dat alle benodigdheden voorhanden zijn.
  • Het beheren van de budgetten voor de desbetreffende afdeling.
  • Het opstellen, implementeren en beheren van procedures en processen.
  • Het toewijzen van werkzaamheden en toezien op de kwaliteit van het werk.
  • Verantwoording afleggen en rapporteren aan directie.
  • Het uitvoeren van (complexe) ondersteunende werkzaamheden.
  • Het verrichten van administratieve handelingen met betrekking tot personele zaken.
  • Fungeren als aanspreekpunt voor facilitaire beheer, automatisering en huisvesting.

Gerelateerde beroepen secretariaat

  • Bestuurssecretaresse
  • Directiesecretaris
  • Juridisch secretaresse
  • Medische secretaresse of receptioniste
  • Notulist
  • Project-secretaresse
  • Secretaresse
  • Secretaresse - PA
  • Secretaresse, anders
  • Team- of afdelingssecretaresse

Kennis

  • Office software
  • Cost management

Vaardigheden

  • Use office systems
  • Manage needs for stationery items
  • Perform clerical duties
  • Manage staff
  • Use different communication channels
  • Create a work atmosphere of continuous improvement
  • Analyse staff capacity
  • Implement corporate governance
  • Write work-related reports
  • Delegate activities
  • Make improvements to work activities
  • Manage administrative systems
  • Manage office facility systems
  • Give instructions to staff

Optionele kennis en vaardigheden

communiceren met klanten projectbeheer financiële draagkracht contractadministratie bijhouden personeel aanwerven capaciteitenniveau's van medewerkers beoordelen belastingwetgeving boekhoudkundige technieken jaarrekeningen opstellen contractenrecht rekeningen beheren classificatiesystemen ontwikkelen software voor het beheer van klantrelaties gebruiken diensten van werknemers plannen werknemers opleiden vakbondsregelgeving door managers opgestelde concepten nakijken arbeidswetgeving budgetten beheren

Loopbaanperspectief

Het beroep office manager behoort tot de beroepsgroep Directiesecretaresses. Uit onderzoek van Researchcentrum voor Onderwijs en Arbeidsmarkt (2020) is gebleken dat voor deze beroepsgroep de volgende loopbaanperspectieven gelden.

Onderwerp Aantal banen Perspectief
verwachte uitbreidingsvraag tot 202410500  hoog
verwachte vervangingsvraag tot 202417800  gemiddeld
verwachte baanopeningen tot 202428300  gemiddeld
salarisgroei tijdens loopbaan  gemiddeld
uitwijkmogelijkheden naar sector  erg hoog
substitutiemogelijkheden naar opleidingstype  gemiddeld
samenhang baankans met economie  laag