Beroep medewerker evenementenorganisatie

Medewerkers evenementenorganisatie implementeren en volgen plannen die door eventmanagers en -planners zijn uitgewerkt. Zij zijn gespecialiseerd in een deel van de planning, hetzij de coördinatie van de catering en het vervoer, hetzij de faciliteiten.

Persoonlijkheidstypen

• Ondernemend / Conventioneel

Vaardigheden

• Toezicht houden op de activiteiten van een evenement

  Toezicht houden op de activiteiten van het evenement om ervoor te zorgen dat de regels en wetten worden nageleefd, zorgen voor de tevredenheid van de deelnemers en eventuele problemen oplossen als deze zich voordoen.

• Onderhandelen over contracten met dienstverleners voor evenementen

  Onderhandelen over contracten met dienstverleners voor een aankomend evenement, zoals hotels, congrescentra en sprekers.

• Zorgen voor voorzieningen ter plaatse

  Ervoor zorgen dat de nodige dagelijkse voorzieningen voor bezoekers, verkopers, exposanten en het publiek in het algemeen worden verstrekt en naar behoren functioneren. Zorgen voor opvang, parkeergelegenheid, toiletten, catering en accommodatie.

• Catering coördineren

  Cateringbedrijven contacteren en bij verschillende aanbieders shoppen om de meest geschikte cateraar voor het evenement te vinden. Contracten afsluiten en overeenkomen met cateringbedrijven voor het verlenen van de dienst.

• Inschrijvingen van deelnemers voor evenementen organiseren

  De officiële inschrijving van deelnemers voor evenementen organiseren.

• Vergunningen voor evenementen verkrijgen

  Het verkrijgen van alle vergunningen die wettelijk noodzakelijk zijn voor de organisatie van een evenement of expositie, bijvoorbeeld door contact op te nemen met de brandweer of de gezondheidsafdeling. Ervoor zorgen dat levensmiddelen veilig en in overeenstemming met alle wettelijke voorschriften kunnen worden toegediend.

• Het installeren van evenementinfrastructuur beheren

  Plannen en monitoren van de opbouw van structuren zoals podia, aansluiting op het elektriciteitsnet, verlichtings- en projectieapparatuur. Ervoor zorgen dat gewerkt wordt volgens de eisen en veiligheidsvoorschriften van de klant.

• Instructies voor opdrachten verwerken

  Instructies voor het proces, meestal mondeling, die worden verstrekt door de beheerders en de richtlijnen inzake de te verrichten handelingen. Nota nemen, onderzoek doen en actie ondernemen op basis van de gevraagde verzoeken.

• Zorgen voor publiciteit voor evenementen

  Een reclame- en publiciteitscampagne opzetten voor toekomstige evenementen of tentoonstellingen; sponsors aantrekken.

• Rekeningen van evenementen controleren

  De rekeningen van het evenement controleren en overgaan tot betaling.

• Gegevens van evenementen bijhouden

  Gegevens bijhouden van alle administratieve aspecten van een komende gebeurtenis, inclusief financiële gegevens.

• Speciale evenementen organiseren

  Organiseren van de nodige voorbereidingen voor de catering op speciale evenementen zoals conferenties, grote feesten of banketten.

• Deadlines halen

  Ervoor zorgen dat de operationele processen op een eerder overeengekomen tijdstip worden afgerond.

• Overleggen met personeel van een evenement

  Communiceren met medewerkers op een gekozen plaats om de details te coördineren.

• Evenementen promoten

  Belangstelling wekken voor een evenement door promotieacties uit te voeren, zoals het plaatsen van advertenties of het uitdelen van folders

• Dienstverleners voor evenementen selecteren

  De juiste verstrekkers van de juiste diensten evalueren, volgens de specifieke vereisten van de klant.

Optionele kennis en vaardigheden

Source: Sisyphus ODB