Beroep kantoorbediende

Kantoorbedienden zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van kantoorwerk en administratieve taken in een kantooromgeving en het ondersteunen van de bedrijfsvoering binnen een afdeling. Zij assisteren alle administratieve medewerkers, secretaresses en assistenten door het sorteren van post, het klasseren van formulieren en documenten, het beantwoorden van telefoons, het begroeten van klanten, het plannen van vergaderingen en het serveren van drankjes.

Persoonlijkheidstypen

• Conventioneel / Sociaal

Gerelateerde beroepen kantoorpersoneel

• Administratief medewerker personeelszaken
• Administratief medewerker secretariaat
• Administratief medewerker, anders
• Archief medewerker
• Codeer medewerker
• Hoofd afdeling administratie
• Inkoopmedewerker
• Marketing medewerker
• Medewerker bestellingen
• Medewerker betalingen, facturist
• Medewerker bevrachting
• Medewerker boekhouding
• Medewerker facturering
• Medewerker hypotheken
• Medewerker kredietverlening
• Medewerker makelaardij
• Medewerker nieuwe klanten
• Medewerker order planning
• Medewerker postkamer
• Medewerker productieplanning
• Medewerker salarisadministratie
• Medewerker verzekeringen
• Medewerker voor hulp bij invullen formulieren
• Statistisch medewerker
• Teamleider administratief medewerkers
• Verkoopmedewerker binnendienst
• Voorraadadministrateur
• Weger
• Werkvoorbereider materialen

Kennis

• Vertrouwelijkheid van informatie

  De mechanismen en voorschriften die selectieve toegangscontrole mogelijk maken en garanderen dat alleen geautoriseerde partijen (mensen, processen, systemen en apparaten) toegang hebben tot gegevens, de manier om te voldoen aan vertrouwelijke informatie en de risico’s van niet-naleving.

• Ondernemingsbeleid

  De regels die van toepassing zijn op de activiteiten van een bedrijf.

Vaardigheden

• Correspondentie met klanten voorbereiden

  De correspondentie aan klanten opmaken, voorbereiden en afgeven betreffende nog lopende rekeningen, merchandising communicatie-activiteiten, excuusbrieven of welkomstberichten.

• Documenten archiveren

  Een bestandssysteem opmaken. Een documentcatalogus schrijven. Documenten enz., labelen

• Kantoorsystemen gebruiken

  Passend en tijdig gebruik maken van de in bedrijfsfaciliteiten gebruikte kantoorsystemen, afhankelijk van het doel, of het nu voor het verzamelen van berichten, het opslaan van gegevens over cliënten of de planning van de agenda is. Dit omvat het beheer van systemen zoals klantenrelatiebeheer, vendor management, opslag en voicemail systemen.

• Verschillende communicatiekanalen gebruiken

  Gebruik maken van verschillende soorten communicatiekanalen zoals verbale, handgeschreven, digitale en telefooncommunicatie, met als doel ideeën of informatie uit te werken en uit te wisselen.

• Grammatica- en spellingsregels toepassen

  De regels voor spelling en grammatica toepassen en ervoor zorgen dat er consistentie is in de teksten.

• Faciliteiten voor kantoorpersoneel organiseren

  Beheren van het reserveringsschema voor conferenties en vergaderingen van interne of externe aard. Oriënteren en reserveringen boeken voor reizen of hosting voor kantoorpersoneel.

• Interne mededelingen verspreiden

  Interne mededelingen verspreiden met behulp van de verschillende communicatiekanalen die een bedrijf tot zijn beschikking heeft.

• Gegevens verwerken

  Informatie invoeren in een systeem voor het opslaan en opvragen van gegevens via processen zoals scannen, handmatige codering of elektronische gegevensoverdracht om grote hoeveelheden gegevens te kunnen verwerken.

• Zakelijke documenten ordenen

  Documenten samenvoegen die afkomstig zijn van het fotokopieerapparaat, de post of de dagelijkse activiteiten van de bedrijven.

• Routineactiviteiten op kantoor uitvoeren

  De werkzaamheden programmeren, voorbereiden en uitvoeren die nodig zijn voor de dagelijkse uitvoering van de activiteiten, zoals de verzending van post, het ontvangen van benodigdheden, de managers en werknemers op de hoogte houden, en ervoor zorgen dat de werking vlot verloopt.

• Post bezorgen

  Post, kranten, pakjes en privéboodschappen aan klanten verdelen.

• Correspondentiedossiers bewaren

  Sorteren van de correspondentie en eerdere stukken of correspondentie met inkomende mails bijvoegen.

• Berichten aan mensen doorgeven

  Ontvangen, verwerken en doorgeven van berichten aan mensen die afkomstig zijn van telefoongesprekken, faxberichten, post en e-mails.

• Communiceren met klanten

  Reageren op en communiceren met klanten op de meest efficiënte en geschikte manier om hen in staat te stellen toegang te krijgen tot de gewenste producten of diensten, of andere hulp die zij nodig kunnen hebben.

• Inhoud op vorm afstemmen

  Vorm en inhoud afstemmen om zeker te zijn dat ze samenpassen.

• Telefonisch communiceren

  Telefonisch contact verzorgen door tijdig, professioneel en beleefd oproepen uit te voeren en te beantwoorden.

• Pakketten en zendingen verwerken

  Pakketten en zendingen beheren en ervoor zorgen dat ze op tijd hun bestemming bereiken.

• Instructies voor opdrachten verwerken

  Instructies voor het proces, meestal mondeling, die worden verstrekt door de beheerders en de richtlijnen inzake de te verrichten handelingen. Nota nemen, onderzoek doen en actie ondernemen op basis van de gevraagde verzoeken.

• Correspondentie naar bedrijfsafdelingen doorsturen

  Inkomende correspondentie classificeren, prioritaire post en pakketjes selecteren en ze verdelen binnen de verschillende afdelingen van de onderneming.

• Formulieren invullen

  Formulieren invullen van een andere aard met juiste informatie, duidelijk handschrift en binnen een korte termijn.

• Toegang tot informatie bevorderen

  Documenten voor archivering voorbereiden; ervoor zorgen dat de informatie te allen tijde gemakkelijk toegankelijk is.

• Post afhandelen

  Het afhandelen van post waarbij rekening wordt gehouden met kwesties op het gebied van gegevensbescherming, gezondheids- en veiligheidsvoorschriften en specificaties van verschillende soorten post.

Optionele kennis en vaardigheden

Source: Sisyphus ODB