Beroep kantoorbediende

Kantoorbedienden zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van kantoorwerk en administratieve taken in een kantooromgeving en het ondersteunen van de bedrijfsvoering binnen een afdeling. Zij assisteren alle administratieve medewerkers, secretaresses en assistenten door het sorteren van post, het klasseren van formulieren en documenten, het beantwoorden van telefoons, het begroeten van klanten, het plannen van vergaderingen en het serveren van drankjes.

Via de uitgebreide beroepskeuzetest kun je zien welke beroepen bij jouw persoonlijkheidsprofiel passen.

Kantoorbediende: Open vacatures

Vind je droombaan op Talent.com, een van de grootste vacaturesites ter wereld.

Actuele vacatures: talent.com

Persoonlijkheidstypen

Gerelateerde beroepen kantoorpersoneel

  • Administratief medewerker personeelszaken
  • Administratief medewerker secretariaat
  • Administratief medewerker, anders
  • Archief medewerker
  • Codeer medewerker
  • Hoofd afdeling administratie
  • Inkoopmedewerker
  • Marketing medewerker
  • Medewerker bestellingen
  • Medewerker betalingen, facturist
  • Medewerker bevrachting
  • Medewerker boekhouding
  • Medewerker facturering
  • Medewerker hypotheken
  • Medewerker kredietverlening
  • Medewerker makelaardij
  • Medewerker nieuwe klanten
  • Medewerker order planning
  • Medewerker postkamer
  • Medewerker productieplanning
  • Medewerker salarisadministratie
  • Medewerker verzekeringen
  • Medewerker voor hulp bij invullen formulieren
  • Statistisch medewerker
  • Teamleider administratief medewerkers
  • Verkoopmedewerker binnendienst
  • Voorraadadministrateur
  • Weger
  • Werkvoorbereider materialen

Kennis

  • Ondernemingsbeleid

    De regels die van toepassing zijn op de activiteiten van een bedrijf.

  • Vertrouwelijkheid van informatie

    De mechanismen en voorschriften die selectieve toegangscontrole mogelijk maken en garanderen dat alleen geautoriseerde partijen (mensen, processen, systemen en apparaten) toegang hebben tot gegevens, de manier om te voldoen aan vertrouwelijke informatie en de risico’s van niet-naleving.

Vaardigheden

  • Verschillende communicatiekanalen gebruiken

    Gebruik maken van verschillende soorten communicatiekanalen zoals verbale, handgeschreven, digitale en telefooncommunicatie, met als doel ideeën of informatie uit te werken en uit te wisselen.

  • Documenten archiveren

    Een bestandssysteem opmaken. Een documentcatalogus schrijven. Documenten enz., labelen

  • Routineactiviteiten op kantoor uitvoeren

    De werkzaamheden programmeren, voorbereiden en uitvoeren die nodig zijn voor de dagelijkse uitvoering van de activiteiten, zoals de verzending van post, het ontvangen van benodigdheden, de managers en werknemers op de hoogte houden, en ervoor zorgen dat de werking vlot verloopt.

  • Kantoorsystemen gebruiken

    Passend en tijdig gebruik maken van de in bedrijfsfaciliteiten gebruikte kantoorsystemen, afhankelijk van het doel, of het nu voor het verzamelen van berichten, het opslaan van gegevens over cliënten of de planning van de agenda is. Dit omvat het beheer van systemen zoals klantenrelatiebeheer, vendor management, opslag en voicemail systemen.

  • Instructies voor opdrachten verwerken

    Instructies voor het proces, meestal mondeling, die worden verstrekt door de beheerders en de richtlijnen inzake de te verrichten handelingen. Nota nemen, onderzoek doen en actie ondernemen op basis van de gevraagde verzoeken.

  • Correspondentie naar bedrijfsafdelingen doorsturen

    Inkomende correspondentie classificeren, prioritaire post en pakketjes selecteren en ze verdelen binnen de verschillende afdelingen van de onderneming.

  • Formulieren invullen

    Formulieren invullen van een andere aard met juiste informatie, duidelijk handschrift en binnen een korte termijn.

  • Inhoud op vorm afstemmen

    Vorm en inhoud afstemmen om zeker te zijn dat ze samenpassen.

  • Communiceren met klanten

    Reageren op en communiceren met klanten op de meest efficiënte en geschikte manier om hen in staat te stellen toegang te krijgen tot de gewenste producten of diensten, of andere hulp die zij nodig kunnen hebben.

  • Post bezorgen

    Post, kranten, pakjes en privéboodschappen aan klanten verdelen.

  • Interne mededelingen verspreiden

    Interne mededelingen verspreiden met behulp van de verschillende communicatiekanalen die een bedrijf tot zijn beschikking heeft.

  • Grammatica- en spellingsregels toepassen

    De regels voor spelling en grammatica toepassen en ervoor zorgen dat er consistentie is in de teksten.

  • Toegang tot informatie bevorderen

    Documenten voor archivering voorbereiden; ervoor zorgen dat de informatie te allen tijde gemakkelijk toegankelijk is.

  • Gegevens verwerken

    Informatie invoeren in een systeem voor het opslaan en opvragen van gegevens via processen zoals scannen, handmatige codering of elektronische gegevensoverdracht om grote hoeveelheden gegevens te kunnen verwerken.

  • Telefonisch communiceren

    Telefonisch contact verzorgen door tijdig, professioneel en beleefd oproepen uit te voeren en te beantwoorden.

  • Berichten aan mensen doorgeven

    Ontvangen, verwerken en doorgeven van berichten aan mensen die afkomstig zijn van telefoongesprekken, faxberichten, post en e-mails.

  • Zakelijke documenten ordenen

    Documenten samenvoegen die afkomstig zijn van het fotokopieerapparaat, de post of de dagelijkse activiteiten van de bedrijven.

  • Correspondentie met klanten voorbereiden

    De correspondentie aan klanten opmaken, voorbereiden en afgeven betreffende nog lopende rekeningen, merchandising communicatie-activiteiten, excuusbrieven of welkomstberichten.

  • Correspondentiedossiers bewaren

    Sorteren van de correspondentie en eerdere stukken of correspondentie met inkomende mails bijvoegen.

  • Pakketten en zendingen verwerken

    Pakketten en zendingen beheren en ervoor zorgen dat ze op tijd hun bestemming bereiken.

  • Post afhandelen

    Het afhandelen van post waarbij rekening wordt gehouden met kwesties op het gebied van gegevensbescherming, gezondheids- en veiligheidsvoorschriften en specificaties van verschillende soorten post.

  • Faciliteiten voor kantoorpersoneel organiseren

    Beheren van het reserveringsschema voor conferenties en vergaderingen van interne of externe aard. Oriënteren en reserveringen boeken voor reizen of hosting voor kantoorpersoneel.

Optionele kennis en vaardigheden

bestellingen van klanten verwerken documenten converteren van analoog naar digitaal software gebruiken voor gegevensbewaring digitale archieven beheren boekhoudkundige technieken beginselen inzake gegevensbescherming in acht nemen communiceren met klantendienst schoonmaaktaken uitvoeren zorgen dat documenten juist worden beheerd kernwoorden omzetten in volledige teksten afwezigheid van personeel volgen verkoopfacturen opstellen transcriptiemethoden internetonderzoek uitvoeren zakelijke e-mails opstellen gegevens over interacties met klanten bijhouden microsoft office gebruiken interne communicatiesystemen onderhouden inventaris van kantoorbenodigdheden bijhouden technieken voor blind typen gebruiken dranken serveren

Loopbaanperspectief

Het beroep kantoorbediende behoort tot de beroepsgroep Administratief medewerkers. Uit onderzoek van Researchcentrum voor Onderwijs en Arbeidsmarkt (2020) is gebleken dat voor deze beroepsgroep de volgende loopbaanperspectieven gelden.

Onderwerp Aantal banen Perspectief
verwachte uitbreidingsvraag tot 20246300  laag
verwachte vervangingsvraag tot 202459500  hoog
verwachte baanopeningen tot 202465800  gemiddeld
salarisgroei tijdens loopbaan  gemiddeld
uitwijkmogelijkheden naar sector  erg hoog
substitutiemogelijkheden naar opleidingstype  hoog
samenhang baankans met economie  gemiddeld

Source: Sisyphus ODB