Beroep Directiesecretaris

  • Shutterstock.com
    Directiesecretaris

Directiesecretarissen zijn geavanceerde administratieve professionals die werken voor de top van een onderneming of in de kantoren van internationale bedrijven in diverse industrieën. Zij organiseren vergaderingen, organiseren en onderhouden dossiers, regelen reizen, leiden personeelsleden op, communiceren in andere talen en beheren de dagelijkse werkzaamheden van het kantoor.

Via de uitgebreide beroepskeuzetest kun je zien welke beroepen bij jouw persoonlijkheidsprofiel passen.

Persoonlijkheidstypen

  • Conventioneel / Sociaal

Taken directiesecretaris

  • Beantwoordt de telefoon, screent en verbindt door, neemt berichten aan en handelt vragen en informatieverzoeken af.
  • Begroet bezoekers en stuurt hen door naar de juiste personen.
  • Opent, sorteert en verdeelt inkomende correspondentie, inclusief fax en email, en bereidt antwoorden voor met betrekking tot correspondentie over veel voorkomende informatieaanvragen.
  • Leest en analyseert inkomende memo's, voorstellen en rapporten om het belang vast te stellen en om de verspreiding ervan te plannen.
  • Verzorgt correspondentie, memo's, rapporten, presentaties en andere documenten op basis van concepten, handgescheven exemplaren, ingesproken berichten, etc, bijvoorbeeld door het gebruik van computers met meerdere softwarepakketten.
  • Archiveert en achterhaalt documenten, correspondentie, gegevens en rapporten en zet archiefsystemen op.
  • Beheert agenda's van leidinggevenden.
  • Organiseert zakenreizen, conferenties en informele bijeenkomsten voor leidinggevenden.
  • Stelt agenda's op en organiseert bijeenkomsten (bijv. commissie en bestuursbijeenkomsten), woont bijeenkomsten bij en maakt notulen.
  • Zoekt informatie en stelt deze samen voor leidinggevenden.
  • Voert algemene administratieve taken uit, zoals het bestellen van benodigdheden, serveren van drankjes en het rapporteren van defecte kantoorapparatuur.
  • Geeft leiding aan andere kantoormedewerkers en delegeert werk naar hen.

Gerelateerde beroepen secretariaat

  • Bestuurssecretaresse
  • Juridisch secretaresse
  • Medische secretaresse of receptioniste
  • Notulist
  • Office manager
  • Project-secretaresse
  • Secretaresse
  • Secretaresse - PA
  • Secretaresse, anders
  • Team- of afdelingssecretaresse

Kennis

  • Ondernemingsbeleid

Vaardigheden

  • Zakenrelaties aangaan
  • Planningen overmaken aan betrokken personen
  • Kantoorfaciliteitensystemen beheren
  • Kantoorsystemen gebruiken
  • Vertrouwelijkheid in acht nemen
  • Administratieve taken uitvoeren
  • Register van aandeelhouders bijhouden
  • Beleid voor informatiebeveiliging toepassen
  • Vergaderingen regelen
  • Personeelsagenda beheren
  • Kernwoorden omzetten in volledige teksten
  • Berichten aan mensen doorgeven
  • Instructies voor opdrachten verwerken
  • Reisarrangementen voor personeel organiseren
  • Bedrijfsonderzoek voeren
  • Zakelijke e-mails opstellen
  • Verschillende communicatiekanalen gebruiken
  • Evenementen organiseren
  • Omgaan met managers

Optionele kennis en vaardigheden

belastingaangifteformulieren voorbereiden intercultureel bewustzijn tonen jaarrekeningen opstellen internationale tarieven commerciële invoer-/uitvoerdocumentatie maken ontwikkeling van de jaarlijkse begroting ondersteunen internationale betrekkingen opbouwen internationale in- en uitvoerbepalingen verschillende talen spreken contacten leggen met bestuursleden presentatiemateriaal voorbereiden door managers opgestelde concepten nakijken in een internationale omgeving werken loonrapporten beheren communiceren met klanten begrippen in een taal vertalen