Beroep administratief medewerker secretariaat

  • Shutterstock.com
    administratief medewerker secretariaat

Administratief medewerkers secretariaat voeren een verscheidenheid aan administratieve taken uit om de goede werking van een organisatie te waarborgen. Ze beantwoorden telefoongesprekken, stellen en versturen e-mails, houden dagboeken bij, regelen afspraken, nemen berichten, archiveren documenten, organiseren en onderhouden vergaderingen en beheren databases.

Via de uitgebreide beroepskeuzetest kun je zien welke beroepen bij jouw persoonlijkheidsprofiel passen.

Persoonlijkheidstypen

  • Conventioneel / Ondernemend

Taken administratief medewerker secretariaat

  • Beantwoordt telefoon, screent en verbindt door, neemt berichten aan en handelt vragen en informatieverzoeken af.
  • Begroet bezoekers en stuurt hen door naar de juiste personen.
  • Opent, sorteert en verdeelt inkomende correspondentie, inclusief fax en email, en bereidt antwoorden voor met betrekking tot correspondentie over veel voorkomende informatieaanvragen.
  • Verzorgt correspondentie, memo's, rapporten, presentaties en andere documenten op basis van concepten, handgescheven exemplaren, ingesproken berichten, etc., bijvoorbeeld door het gebruik van computers met meerdere softwarepakketten.
  • Archiveert en achterhaalt documenten, correspondentie, gegevens en rapporten en zet archiefsystemen op.
  • Maakt afspraken en houdt agenda's bij.
  • Organiseert zakenreizen, conferenties en informele bijeenkomsten.
  • Stelt agenda's op en organiseert bijeenkomsten, woont bijeenkomsten bij en maakt notulen.
  • Bestelt en onderhoudt kantoorartikelen.
  • Blijft geïnfomeerd over het gebruik van kantoorapparatuur zoals computers, faxapparaten, kopieerapparaten, printers, scanners, telefoonsystemen, en rapporteert over defecte apparatuur.
  • Serveert drankjes, bijvoorbeeld aan managers of bezoekers.

Gerelateerde beroepen secretariaat

  • Bestuurssecretaresse
  • Directiesecretaresse
  • Juridisch secretaresse
  • Medische secretaresse of receptioniste
  • Notulist
  • Office manager
  • Project-secretaresse
  • Secretaresse - PA
  • Secretaresse, anders
  • Team- of afdelingssecretaresse

Kennis

  • Ondernemingsbeleid

Vaardigheden

  • Interne mededelingen verspreiden
  • Taakgegevens bijhouden
  • Formulieren invullen
  • Microsoft Office gebruiken
  • Zakelijke e-mails opstellen
  • Interne communicatiesystemen onderhouden
  • Routineactiviteiten op kantoor uitvoeren
  • Personeelsagenda beheren
  • Documenten archiveren
  • Instructies voor opdrachten verwerken
  • Post afhandelen
  • Faciliteiten voor kantoorpersoneel organiseren
  • Telefonisch communiceren
  • Zakelijke documenten ordenen
  • Berichten aan mensen doorgeven
  • Planningen overmaken aan betrokken personen
  • Afwezigheid van personeel volgen

Optionele kennis en vaardigheden

kleine betalingen afhandelen verslagen van bijeenkomsten schrijven documentatie ontwikkelen conform wettelijke vereisten financiële transacties verwerken online-inhoud beheren arbeidsrecht bestellingen voor drukwerk plaatsen presentatiemateriaal voorbereiden kantoorsystemen gebruiken post bezorgen onderwijswet boekhoudkundige technieken onderwijsadministratie rekeningen beheren professionele houding tegenover klanten demonstreren reisarrangementen voor personeel organiseren behoefte aan kantoorartikelen beheren budgetten beheren verkoopfacturen opstellen