Beroep directiesecretaresse

Een directiesecretaresse verzorgt op hoog niveau administratieve ondersteuning aan leidinggevenden door het afhandelen van informatieverzoeken en het uitvoeren van secretariële werkzaamheden, zoals het voorbereiden van correspondentie, ontvangen van bezoekers, organiseren van bijeenkomsten en het beheren van agenda's. Geeft soms ook leiding aan administratief personeel.

Beroepskeuzetest

Werk vinden dat past bij wie jij bent geeft een grotere kans op succes en geluk. Met de professionele beroepskeuzetest van 123test kun je zien of het beroep directiesecretaresse bij je persoonlijkheid past. Ook kun je zien in welke mate andere veel voorkomende beroepen bij je persoonlijkheid passen. Voor deze professionele beroepskeuzetest wordt wel een vergoeding gevraagd.

Een directiesecretaresse heeft de volgende taken

• Beantwoordt de telefoon, screent en verbindt door, neemt berichten aan en handelt vragen en informatieverzoeken af.
• Begroet bezoekers en stuurt hen door naar de juiste personen.
• Opent, sorteert en verdeelt inkomende correspondentie, inclusief fax en email, en bereidt antwoorden voor met betrekking tot correspondentie over veel voorkomende informatieaanvragen.
• Leest en analyseert inkomende memo's, voorstellen en rapporten om het belang vast te stellen en om de verspreiding ervan te plannen.
• Verzorgt correspondentie, memo's, rapporten, presentaties en andere documenten op basis van concepten, handgescheven exemplaren, ingesproken berichten, etc, bijvoorbeeld door het gebruik van computers met meerdere softwarepakketten.
• Archiveert en achterhaalt documenten, correspondentie, gegevens en rapporten en zet archiefsystemen op.
• Beheert agenda's van leidinggevenden.
• Organiseert zakenreizen, conferenties en informele bijeenkomsten voor leidinggevenden.
• Stelt agenda's op en organiseert bijeenkomsten (bijv. commissie en bestuursbijeenkomsten), woont bijeenkomsten bij en maakt notulen.
• Zoekt informatie en stelt deze samen voor leidinggevenden.
• Voert algemene administratieve taken uit, zoals het bestellen van benodigdheden, serveren van drankjes en het rapporteren van defecte kantoorapparatuur.
• Geeft leiding aan andere kantoormedewerkers en delegeert werk naar hen.