Beroep archiefmedewerker

Archiefmedewerkers zijn verantwoordelijk voor het bijhouden van de bedrijfsadministratie en het beheren van formulieren en informatie. Zij organiseren en halen documenten op wanneer dat nodig is en zorgen voor een efficiënt werkend systeem.

Persoonlijkheidstypen

• Conventioneel / Realistisch

Taken archiefmedewerker

• Beheert gedocumenteerde gegevens (documenten, correspondentie, medische of andere stukken) met behulp van bijv. computers of logboeken.
• Voegt nieuwe gegevens toe aan bestaande archiefstukken en maakt nieuwe archiefstukken aan.
• Verzamelt relevante gegevens voor archivering, bijvoorbeeld voor afdelingen en medewerkers.
• Onderzoekt inkomende gegevens om te bepalen hoe deze moeten worden geclassificeerd en waar deze kunnen worden gearchiveerd.
• Sorteert of classificeert informatie volgens bepaalde richtlijnen zoals inhoud, doel, gebruikerscriteria of chronologische, alfabetische of numerieke volgorde.
• Wijst identificatienummers of codes toe, legt deze vast of waarmerkt deze ten behoeve van indexering van de gegevens voor de archivering.
• Vindt en achterhaalt informatie uit bestanden op basis van verzoeken van geauthoriseerde gebruikers en, indien nodig, kopieert, dupliceert of leent documenten of andere gegevens uit.
• Houdt zicht op opgehaalde gegevens uit het archief om te garanderen dat de geleende bestanden worden geretourneerd.
• Organiseert de opslag van gegevens (bijvoorbeeld in archiefkasten, dozen, opslagmedia) volgens informatie over de classificatie en indentificatie.
• Verwijdert oude gegevens uit archiefbestanden volgens verplicht periodiek archiefbeheer.
• Voert algemene kantoorwerkzaamheden uit, zoals typwerk, bediening van kantoorapparatuur en het sorteren van de post.

Gerelateerde beroepen kantoorpersoneel

• Administratief medewerker
• Administratief medewerker personeelszaken
• Administratief medewerker secretariaat
• Administratief medewerker, anders
• Codeer medewerker
• Hoofd afdeling administratie
• Inkoopmedewerker
• Marketing medewerker
• Medewerker bestellingen
• Medewerker betalingen, facturist
• Medewerker bevrachting
• Medewerker boekhouding
• Medewerker facturering
• Medewerker hypotheken
• Medewerker kredietverlening
• Medewerker makelaardij
• Medewerker nieuwe klanten
• Medewerker order planning
• Medewerker postkamer
• Medewerker productieplanning
• Medewerker salarisadministratie
• Medewerker verzekeringen
• Medewerker voor hulp bij invullen formulieren
• Statistisch medewerker
• Teamleider administratief medewerkers
• Verkoopmedewerker binnendienst
• Voorraadadministrateur
• Weger
• Werkvoorbereider materialen

Kennis

• Vertrouwelijkheid van informatie

  De mechanismen en voorschriften die selectieve toegangscontrole mogelijk maken en garanderen dat alleen geautoriseerde partijen (mensen, processen, systemen en apparaten) toegang hebben tot gegevens, de manier om te voldoen aan vertrouwelijke informatie en de risico’s van niet-naleving.

Vaardigheden

• Administratieve taken uitvoeren

  Het uitvoeren van administratieve taken zoals het archiveren, het typen van rapporten en het onderhouden van postcorrespondentie.

• Taakgegevens bijhouden

  Organiseren en classificeren van de verslagen van de voorbereide rapporten en correspondentie in verband met de uitgevoerde werkzaamheden en de stand van zaken met betrekking tot de taken.

• Zakelijke documenten ordenen

  Documenten samenvoegen die afkomstig zijn van het fotokopieerapparaat, de post of de dagelijkse activiteiten van de bedrijven.

• Toegang tot informatie bevorderen

  Documenten voor archivering voorbereiden; ervoor zorgen dat de informatie te allen tijde gemakkelijk toegankelijk is.

• Archiefbeheer uitvoeren

  De levenscyclus van dossiers van instellingen, individuele personen, ondernemingsorganen, collecties, mondelinge geschiedenis beheren.

• Documenten archiveren

  Een bestandssysteem opmaken. Een documentcatalogus schrijven. Documenten enz., labelen

• Zorgen voor transparantie van informatie

  Ervoor zorgen dat de vereiste of gevraagde informatie duidelijk en volledig wordt verstrekt, op een manier waarop geen gegevens expliciet worden weggelaten, aan het publiek of de verzoekende partijen.

• Beginselen inzake gegevensbescherming in acht nemen

  Ervoor zorgen dat de toegang tot persoonlijke of institutionele gegevens in overeenstemming is met het wettelijk en ethisch kader voor deze toegang.

• Kantoorsystemen gebruiken

  Passend en tijdig gebruik maken van de in bedrijfsfaciliteiten gebruikte kantoorsystemen, afhankelijk van het doel, of het nu voor het verzamelen van berichten, het opslaan van gegevens over cliënten of de planning van de agenda is. Dit omvat het beheer van systemen zoals klantenrelatiebeheer, vendor management, opslag en voicemail systemen.

• Formulieren invullen

  Formulieren invullen van een andere aard met juiste informatie, duidelijk handschrift en binnen een korte termijn.

• Zorgen dat documenten juist worden beheerd

  Ervoor zorgen dat de traceer- en registratienormen en -regels voor documentbeheer worden nageleefd: er onder meer voor zorgen dat wijzigingen worden geïdentificeerd, dat documenten leesbaar blijven en dat verouderde documenten niet worden gebruikt.

Optionele kennis en vaardigheden

Source: Sisyphus ODB